Как оптимизировать коллективную работу над проектами
- Дата:16.01.2019
- Автор: Yuliya B.
Эффективность совместной работы - основа благополучия любой компании. На успешность влияет скорость обмена данными, грамотная организация рабочего пространства, взаимодействие между отделами и членами команд. Так что оптимизация процессов - это не роскошь, а суровая необходимость. Все факторы взаимосвязаны, их нельзя рассматривать автономно. Как сделать управление проектами максимально эффективным? Попробуем ответить на этот вопрос.
Одновременная работа и обсуждение
Прежде всего руководитель фирмы должен позаботиться об инструменте, позволяющем вести информационный обмен в режиме реального времени. Лучше всего отслеживать обновления позволяют онлайн-площадки и облачные приложения. Изменения мгновенно фиксируются и становятся доступными для каждого члена группы. Это шаг вперед по сравнению с электронными таблицами, в которых сведения быстро устаревают.
Согласованные действия можно наладить в Google Документах и похожих приложениях, различных CRM. Но зачастую онлайн-редакторы не позволяют выполнить весь спектр командных задач. Вам потребуется вести плотное обсуждение - так называемый "мозговой штурм". А для этого требуется комфортная среда. Единый онлайн-инструмент позволит решать несколько задач одновременно:
- выполнять текущие проектные дела;
- обсуждать ход работы;
- делегировать фрагменты заданий;
- подключать новых сотрудников и быстро вводить их в курс дела.
Единый инструмент заменяет чат, устаревшие таблицы и облачные хранилища информации. Текущие решения быстро доносятся до каждого сотрудника компании. Вам потребуется оптимизация сайта, но это ничто в сравнении с эффективностью нового подхода.
Где хранить информацию
Для хранения данных потребуется единое пространство. В этой же среде проект будет модифицироваться и обрастать новыми подробностями. Варианты решения проблемы:
- жесткие диски;
- облачные хранилища;
- почтовые сервисы;
- специальные программы.
Большинство перечисленных выше решений предполагает хранение данных в разных местах, а это плохо отражается на работе команд. Актуальность информации гарантировать невозможно, поскольку обновление происходит не в реальном времени. От этого скорость и качество страдают.
Чтобы коллективное управление проектами было оптимизировано на должном уровне, потребуется единая информационная среда. Рабочая информация будет непрерывно обновляться, что ускорит сдачу проектов. Обсуждения, важные файлы, протоколы совещаний и отдельные задачи должны храниться и обрабатываться в одном пространстве, к которому потенциально имеют доступ все задействованные сотрудники.
Изменения и грядущие планы
Проекты часто претерпевают изменения, дополняются новыми блоками. А еще могут расставляться новые приоритеты. Хорошая система должна включать опцию моментального обновления проектной информации. Члены команд должны получать своевременные оповещения, позволяющие быстро включаться в работу и отслеживать изменения в онлайн-режиме. Корректность и полнота информации - краеугольный камень успешности.
Когда управление проектами налажено, можно задуматься и о будущих свершениях. Ход работы нуждается в долгосрочном планировании. Проекты и задачи можно проецировать в будущее, выстраивая модели с помощью:
- зависимостей задач;
- диаграмм Ганта;
- разнообразных графиков.
Эффективное решение позволит упорядочивать проекты и локальные задачи, отслеживать выполнение работ, настраивать параметры рабочих процессов и полностью контролировать действия подчиненных. Закрытие проекта означает переход команды к очередной приоритетной задаче. Как видите, грамотно созданный программный продукт позволяет усовершенствовать корпоративную работу и добиться ощутимого прогресса в выполнении текущих проектов. Главное - найти "правильного" разработчика.