Как оптимизировать коллективную работу над проектами

  • Дата:16.01.2019
  • Автор: Yuliya B.

Как оптимизировать коллективную работу над проектами

Эффективность совместной работы - основа благополучия любой компании. На успешность влияет скорость обмена данными, грамотная организация рабочего пространства, взаимодействие между отделами и членами команд. Так что оптимизация процессов - это не роскошь, а суровая необходимость. Все факторы взаимосвязаны, их нельзя рассматривать автономно. Как сделать управление проектами максимально эффективным? Попробуем ответить на этот вопрос.

Одновременная работа и обсуждение

Прежде всего руководитель фирмы должен позаботиться об инструменте, позволяющем вести информационный обмен в режиме реального времени. Лучше всего отслеживать обновления позволяют онлайн-площадки и облачные приложения. Изменения мгновенно фиксируются и становятся доступными для каждого члена группы. Это шаг вперед по сравнению с электронными таблицами, в которых сведения быстро устаревают.

Согласованные действия можно наладить в Google Документах и похожих приложениях, различных CRM. Но зачастую онлайн-редакторы не позволяют выполнить весь спектр командных задач. Вам потребуется вести плотное обсуждение - так называемый "мозговой штурм". А для этого требуется комфортная среда. Единый онлайн-инструмент позволит решать несколько задач одновременно:

  • выполнять текущие проектные дела;
  • обсуждать ход работы;
  • делегировать фрагменты заданий;
  • подключать новых сотрудников и быстро вводить их в курс дела.

Единый инструмент заменяет чат, устаревшие таблицы и облачные хранилища информации. Текущие решения быстро доносятся до каждого сотрудника компании. Вам потребуется оптимизация сайта, но это ничто в сравнении с эффективностью нового подхода.

Где хранить информацию

Для хранения данных потребуется единое пространство. В этой же среде проект будет модифицироваться и обрастать новыми подробностями. Варианты решения проблемы:

  • жесткие диски;
  • облачные хранилища;
  • почтовые сервисы;
  • специальные программы.

Большинство перечисленных выше решений предполагает хранение данных в разных местах, а это плохо отражается на работе команд. Актуальность информации гарантировать невозможно, поскольку обновление происходит не в реальном времени. От этого скорость и качество страдают.

Чтобы коллективное управление проектами было оптимизировано на должном уровне, потребуется единая информационная среда. Рабочая информация будет непрерывно обновляться, что ускорит сдачу проектов. Обсуждения, важные файлы, протоколы совещаний и отдельные задачи должны храниться и обрабатываться в одном пространстве, к которому потенциально имеют доступ все задействованные сотрудники.

Изменения и грядущие планы

Проекты часто претерпевают изменения, дополняются новыми блоками. А еще могут расставляться новые приоритеты. Хорошая система должна включать опцию моментального обновления проектной информации. Члены команд должны получать своевременные оповещения, позволяющие быстро включаться в работу и отслеживать изменения в онлайн-режиме. Корректность и полнота информации - краеугольный камень успешности.

Когда управление проектами налажено, можно задуматься и о будущих свершениях. Ход работы нуждается в долгосрочном планировании. Проекты и задачи можно проецировать в будущее, выстраивая модели с помощью:

  • зависимостей задач;
  • диаграмм Ганта;
  • разнообразных графиков.

Эффективное решение позволит упорядочивать проекты и локальные задачи, отслеживать выполнение работ, настраивать параметры рабочих процессов и полностью контролировать действия подчиненных. Закрытие проекта означает переход команды к очередной приоритетной задаче. Как видите, грамотно созданный программный продукт позволяет усовершенствовать корпоративную работу и добиться ощутимого прогресса в выполнении текущих проектов. Главное - найти "правильного" разработчика.