Кейс по Face2Face: in memoriam или лайфхаки по организации конференции для 400 участников

  • Дата:03.12.2014
  • Автор:Яна Сергиенко

А помните как в 2014 проходила конференция по интернет-маркетингу Face2Face?
Давайте вспомним вместе!)



А знаете как все создавалось изнутри? Очень динамично, задорно и волнительно! Мы не будем рассказывать о бессонных неделях и тяжелых трудовых буднях.
И сразу заверим, что все испытания, которые постигли организаторов мероприятий в Украине в этом году, не прошли мимо нас. Нам выпала честь стать организаторами одной из крупнейших конференций по интернет-маркетингу в восточной Украине!

Эту статью посвятим не трудностям, а работе над достижением целей. Мы расскажем как удалось заинтересовать в Face2Face аудиторию и собрать на конференции по интернет-маркетингу в 2014 году 30 спикеров, 400 гостей и массу позитива.



Скажем по-секрету, что изначально Face2Face была запланирована еще на сентябрь 2013 года. Но в силу различных обстоятельств, мы поняли — что бы максимально качественно подготовиться к мероприятию нам нужно еще время, поэтому дата была перенесена на весну 2014, на целых пол года вперед. Еще тогда мы не подозревали каким выдастся 2014...

Стратегия.

А началось все с идеи. Идея по организации крупнейшей в Украине конференции по интернет-маркетингу после зарождения прошла не одну (и не две, и даже не четыре) стадии критики со стороны команды Turboseo. После всех баталий и мозговых штурмов был намечен четкий курс движения к разработке и реализации стратегии конференции Face2Face.

Программа.

Одна из центровых составляющих конференции — актуальная и максимально полезная информация, которую получают участники в рамках программы. Мы старались тщательно рассматривать все тенденции, тренды рынка интернет-маркетинга, вдохновение черпали из обзоров тематических мероприятий, проходящих в других странах, с трастовых информационных онлайн-издательств. Нам удалось выделить 3 направления, которые включили все основные темы интернет-маркетинга и отвечали целям нашего мероприятия. Эти направления и стали потоками нашего мероприятия - интернет магазины, онлайн-инструменты, истории успеха (кейсы).

Совет от рабочей команды.

Как охватить многое, не выходя за рамки однодневного формата? Составьте списки всевозможных тем, которые могли бы заинтересовать аудиторию, после чего вынесите варианты на обсуждение с коллегами/специалистами, мнению которых доверяете. Безжалостно отсекайте темы, которые сочли не достаточно востребованными. В итоге останутся только самые-самые интересные тематики.

Спикеры.

Они же люди, которые своей харизмой формируют характер мероприятия.
Мы искали экспертов. Мы искали людей, которые на практике проверили все рабочие и не рабочие теории интернет-маркетинга, при этом получили отличные результаты, и на достигнутом не остановились, повышение своего профессионализма — их жизненное кредо.
Кто ищет, тот найдет — и мы нашли 30 экспертов-докладчиков, которые и выступили на Face2Face 2014.

Совет от рабочей команды.

Как найти контакты потенциального спикера:
а) на прямую — если не удается найти контакты по запросам вида «имя фамилия + телефон», «имя фамилия + e-mail», ищите профили в социальных сетях. Будьте готовы к различным ситуациям, потому как некоторые пользователи могут негативно реагировать на «рабочие предложения» в соц.сети. Но довольно часто собеседник реагирует вполне дружелюбно, за это им большое спасибо ;)
b) Попробуйте связаться через посредника — pr-щика компании, в которой работает интересующая вас личность, или smm-cпециалиста, к которому всегда можете обратиться через официальную страницу компании в соц.сети.



Реклама.

Наша рекламная детальность охватила несколько направлений. Поскольку Face2Face посвящена именно онлайн-маркетингу, то и основная рекламная деятельность проходила в интернете. Но будем честными — не прошли мы мимо и офф-лайна. Возможно, некоторые из вас, видели нашу рекламу в печатных изданиях, или слышали рекламные ролик на радио или ТВ.

  • Онлайн-инструменты, которыми мы воспользовались:
  • Контекстная реклама (поисковая реклама, КМС)
  • Smm (конкурсы, акционные посты, реклама в соц. сети)
  • Email-маркетинг (информирование об изменениях в программе Face2Face, новых спикерах, скидках и тд.),
  • Контент-маркетинг (размещение релизов, новостей подготовки к мероприятию, информации о спикерах и т.д).


Но на какой инструмент сделать акцент и как распределять маркетинговый бюджет нам подсказывал Analytics.



Совет от рабочей команды

Для реализации намеченного плана по анонсированию на помощь постарайтесь привлечь максимальное количество информационных партнеров. Не жадничайте, предложите интересные условия (скидку на участие им и их подписчикам, размещение лого на материалах конференции, раздачу брошюр участникам), они отблагодарят вас распространением анонса в рассылках, на страницах блога, в соц.сети.

Еще раз передаем инфо-партнерам Face2Face благодарности ;)



Организационно-бытовые моменты.

Выбор места проведения у нас занял секунды 2. Фешенебельный отель Kharkov Palace отвечал всем нашим запросам, поэтому долго размышлять о месте проведения не пришлось. Мы не прогадали, многие гости отметили комфортные залы, уютный ресторан с отличной кухней, тактичный и аккуратный персонал.
Особое внимание перед мероприятием мы уделяли скорости wi-fi, работе вентиляционных коммуникаций, систем кондиционирования, состоянию туалетных комнат, оговорили частоту уборок помещений.
Еще мы запросили у администрации карту залов, на которой удобно было рассписывать план размещения рекламных стендов, баннеров, плазменных мониторов, техники, мебили и прочих дополнительных материалов.

Совет от рабочей команды

Даже если вы уверены в высокой работоспособности вашей техники обязательно запаситесь дополнительным блоком батареек, запасным ноутбуком, микрофоном, презентером, флешкой. Любая техника может подвести. Не забывайте пополнить свой арсенал еще и ножницами, скотчем, клеем, пластырем; мероприятия — излюбленное место всевозможных непредвиденных ситуаций. Номера телефонов технической поддержки и администраторов залов должны обязательно быть на первых местах вашей телефонной книги (не забудьте щедро пополнить счет вашего телефона и захватить для него зарядное устройство).

Фишки. Развлекательна часть.

Знания знаниями, а душа частенько желает праздника. В процессе подготовки у нас было не мало вариантов для развлекательной части мероприятия: от африканских барабанщиков до внезапного квеста. Но остановились мы на более безопасных видах развлечений: пригласили элегантно-загадочного фокусника и талантливую певицу, предложили поиграть с Oculus Rift (очки виртуальной реальности). Порадовать хотели не только зрелищами, но и вкусностями. Для этого подготовили мы сладенькие кексы-капкейки с логотипом Face2Face, а в завершении конференции устроили винно-сырную паузу.

Совет от рабочей команды

Старайтесь не нарушить тонкую грань между ненавязчивыми развлечениями и теми, которые могут раздражать/отвлекать от общения гостей. Помните, главное в конференции не развлекательная часть, а образовательно-информационная.



Постмероприятия

Казалось бы когда конференц-зал покидает последний участник организаторы могут вздохнуть с облегчением. Это не совсем так. Впереди еще предстоит целый массив работы.

Чем мы занимались после Face2Face 2014:

  • написали и разослали благодарственные письма участникам, спикерам, партнерам, спонсорам;
  • собирали и проанализировали фидбек от участников, составили и опубликовали пост-обзоры;
  • собрали, отсортировали, разместили фото;
  • пересмотрели, обработали видео; составили отчеты по итогам мероприятия;
  • наметили план работ по внесению изменений на сайт конференции
  • ... и начали готовиться к Face2Face 2015.

Совет от рабочей команды

Обязательно проведите разбор допущенных ошибок и составьте план по их исправлению к следующему мероприятию. С перечнем ошибок вам помогут отзывы участников, замечания рабочей команды и ваше внутреннее ощущение ;)



И напоследок еще несколько советов по созданию успешного мероприятия:

  • Рабочая команда — это ваша армия. Составьте и передайте четкие инструкции каждому ее участнику, лично проведите инструктаж, убедитесь все ли понятно исполнителям.
  • Каждому участнику рабочей команды раздайте «экстренные» номера для оперативной связи с координатором, тех.поддержкой, администраторами залов.
  • Четко опишите ваши цели (составьте Т.З.) для фотографа и оператора— кого когда как и сколько снимать. Они могут быть профи своего дела, но в организации конференций профи вы — контролируйте каждый шаг.
  • Продумайте мелочи — узнайте заранее размеры навигационных табличек/вывесок, которые использует администрация зала - и подготовьте брендированные вывески.
  • Вода — позаботьтесь о том, что бы вода и стаканы/бокалы всегда была под рукой у спикеров, модератора, и конечно же у гостей.
  • Постарайтесь максимально обезопасить и перестраховать спикера, гостя, которые едут к вам из других стран. Преждевременно свяжитесь с пограничной службой, подготовьте и отправьте заверенные письма - приглашения к участию.
  • Узнайте время прибытия спикеров, поинтересуйтесь есть ли необходимость кого-то встретить, продумайте пути для маршрута, назначьте ответственных за встречу. В случае если гость самостоятельно будет добираться к месту проведения — составьте для него схему проезда.

Возможно, на первый взгляд все выглядит сложно. Конференция, как и организация любого другого публичного мероприятия — дело серьезное и ответственное. Но, поверьте, те эмоции, тот драйв, который ощущают организаторы на протяжении всего процесса от начала подготовки к завершению — однозначно стоят всех усилий!

Вот так мы организовали Face2Face 2014!
Хотите узнать как все будет в следующем году?
Регистрируйтесь на Face2Face 2015! Продажа билетов уже открыта ;)