«Первым делом, первым делом…» тайм-менеджмент.

  • Дата:13.03.2012
  • Автор:Татьяна Гаврилина

Рациональное использование временных ресурсов – одна из первоочередных задач каждого из нас. Особенно в условиях сумасшедших темпов современной жизни. Терять время попусту – значит, упускать возможности, откладывать достижение целей и собственное благополучие на потом.
Очень важно уметь отличать реальную занятость от мнимой. Если вы постоянно заняты – это еще не значит, что вы делаете что-то важное. Вполне возможно, что вы просто пытаетесь создать иллюзию нужности.

Тайм-менеджмент – это технология, с помощью которой удается более эффективно решать свои дела, отделять действительно важное от того, что может и подождать. Особенно полезным тайм-менеджмент будет для топ-менеджеров и руководителей отделов. Ведь часто объем работы оказывается огромным, и в таком случае важно правильно расставить приоритеты, а при необходимости – вовремя делегировать полномочия.

Впрочем, тайм-менеджмент станет актуальным для каждого, кто хоть сколько-нибудь стремится овладеть искусством управления собственным временем. Эксперты обращают внимание на необходимость отыскать жизненный баланс, чтобы понимать, что все идет по плану, что все под контролем.
Для этого следует, прежде всего, привести в порядок некоторые сферы своей жизни.

Физическое состояние. Если вас буквально преследуют болезни, если вы быстро утомляетесь и чувствуете сонливость, самое время задуматься о полезном отдыхе. В беспрерывном состоянии усталости ни о какой продуктивной работе не может быть и речи.

Социальная сфера. Если работа мешает строить личные и бизнес-отношения, пора четко определить сферы ее влияния на вашу жизнь.

Интеллектуальная сфера. Получение новых знаний, поиск эффективных способов решения актуальных задач – все это способствует интеллектуальному росту и, как следствие, грамотному использованию времени.

Эмоциональная сфера. Важным условием продуктивной работы является контроль собственных эмоций. Следует научиться разграничивать работу с личной жизнью и оставлять все эмоции (особенно – негативные), связанные с работой, за пределами домашнего очага.

Вопрос карьеры. Этот пункт мы сделали заключительным, хотя непосредственно от него зависит – быть тайм-менеджменту или не быть. Признайтесь себе: Вас устраивает уровень вашей зарплаты, темпы карьерного роста? Если даже что-то одно вас смущает, никакой тайм-менеджмент тут не поможет. Нужно срочно менять сферу деятельности или место работы.

Когда с балансом все в порядке либо же вы находитесь в процессе его построения, самое время ознакомиться с некоторыми советами специалистов.

Перво-наперво рекомендуется заняться оптимизацией своего дня и, разумеется, конкретными действиями по ее воплощению в жизнь. Не бойтесь корректировать план, внося туда важные и срочные дела. На первых порах можно использовать блокнот для отчета перед самим собой: что хотел сделать, а что сделал, о чем подумал, а что сказал. Данная миссия может показаться невыполнимой. Но со временем вы увидите положительные ее стороны и уже после этого сможете смело обходиться без блокнота, полагаясь исключительно на собственное ощущение времени. Таким образом, вам удастся вычислить бесполезные дела, которые ежедневно мешают вам в решении более важных вопросов.

Составляйте четкий план действий на каждый день и приступайте к его выполнению, только когда уясните, что после чего делать. Для наиболее важных дел укажите конкретное время начала выполнения и окончания.
Следует понимать: время можно и нужно структурировать.
Если вы делаете все возможное, но все равно не успеваете со сроками, избавьтесь от чувства вины. Не стоит постоянно считать себя в долгу у времени, ведь так вам никогда не удастся преодолеть его.

Крайне важно выделить время для отдыха. Причем это не обязательно должен быть обеденный перерыв. Весьма положительно сказываются на работоспособности и небольшие кофебрейки, в некоторых случаях допустимы также получасовые релаксы. Нередки случаи, когда в больших компаниях с целью экономии времени начальство следит за каждым шагом сотрудников, вплоть до видеонаблюдения. Это неправильно. Разве можно гарантировать повышенную работоспособность сотрудника, который весь день не покидает рабочего места? Возможно, самые гениальные идеи приходят как раз во время перекура, а не усердного мозгового штурма. В данном случае тотальный контроль крайне неуместен.

Не стоит бросать одно дело и заниматься другими вопросами, о которых вам только что сообщили по телефону. Необязательно ежеминутно проверять почту только потому, что вам кажется, что туда точно кто-то написал. У вас должно быть первоочередное и то, что подождет своей очереди.

Интересно:
Рабочий стол должен быть максимально освобожден от ненужных вещей. Вещи захламляют пространство, отвлекают, утяжеляют окружающую атмосферу.

Не стоит заставлять себя читать толстую книгу и тем более – неинтересную. Книга должна быть полезной и читаться с удовольствием. Других вариантов нет.

Следует избегать собрания большого количества людей, даже если на повестке дня – супер-важный вопрос. Наверняка он волнует мало кого из собравшихся.

Важно вовремя отказываться от сложных и бесперспективных дел. Экономьте свое время. Лучше заняться делом, у которого больше шансов на положительный исход.

Нельзя работать с теми, кто работает хуже вас. Такие горе-помощники будут тормозить весь процесс и просто поставят крест на всей работе еще до ее начала.

Естественно, у вас будут постоянно возникать неотложные дела, которые вам захочется кровь из носу решить прямо здесь и прямо сейчас. Не забывайте: всю работу не переделаешь.

И в то же время не стоит напичкивать собственный день сложными делами. Наличие огромного количества пунктов в вашем плане вовсе не значит, что они будут выполнены безупречно. Это все равно, что пытаться запихнуть в чемодан больше вещей, чем может в нем поместиться. В итоге чемодан, возможно, удастся застегнуть, но вещи в нем будут выглядеть мятыми и неаккуратными. Причем лежать они будут не на своих местах.
Не лучше ли распределить вещи на несколько чемоданов?

Находясь в постоянной спешке, мы сами же превращаем собственную жизнь в сплошную гонку. Второпях мы не замечаем главного, тратим силы на второстепенное и в итоге – промахиваемся в достижении целей, сбиваемся с маршрута.
Именно на этом фоне грамотный тайм-менеджмент становится более чем необходимым мероприятием. Разумеется, прочитав одну-две статьи по теме, сложно говорить о существенном прогрессе в данном вопросе. Зато определенные сдвиги в лучшую сторону все же появятся.

Как успеть абсолютно все и не упустить из виду ни малейшей детали? Возможно ли подобное? Если у вас есть дельные советы по этому поводу – делитесь :)