Управляем проектами без перегрузок

  • Дата:07.10.2020
  • Автор: Команда TurboSEO

Управляем проектами

Часто менеджерам компаний приходится управлять сразу несколькими проектами. Например, заниматься раскруткой сайтов в Киеве. И даже если в начале кажется что все ок, со временем  вы начинаете чувствовать усталость,  нехватку энергии и совершаете череду ошибок. Такие ситуации при современном бешеном ритме жизни не редкость.

Умение работать в режиме «мультизадачности» необходимо не только при продвижении сайта в Киеве. Это один из важнейших навыков для управляющих и рядовых сотрудников, которые заняты сразу на нескольких направлениях. При этом нужно научиться решать проблемы без ущерба для остальных проектов.

Вот несколько советов, чтобы научиться справляться с большими объемами работы и быть стойкими к повышенной нагрузке.

Чем грозит перегрузка?

Быстро меняющаяся среда и ограниченное количество ресурсов – неотъемлемые спутники современного человека. Чтобы конкурировать с оппонентами многие компании считают неэффективным вовлекать рабочую группу только в один проект. Но в этой «гонке вооружений» из-за колоссальных перегрузок менеджеров может сильно пострадать исполнение, и в итоге компания ничего не выиграет.

Вот неприятные последствия такой тактики ведения работы:

Не соблюдение дедлайнов. Чем больше работы, тем больше вероятность, что сотрудники могут упустить важный момент или не решить поставленные задачи вовремя.

Неожиданные проблемы и риски. Чем больше проектов, тем меньше времени идет на их планирование. Поэтому многие риски и возможные проблемы остаются без должного внимания, и могут застопорить работу в самый неподходящий момент.

перегрузка

Снижение эффективности. Перегрузка большим количеством проектов приводит к развитию невнимательности и нехватке энергии у большинства сотрудников компании.

Невыход на работу и текучесть кадров. Умственное и физическое истощение убивает желание трудиться и подталкивает работников к написанию заявления об увольнении.

Как управлять сразу несколькими проектами

Сколько бы проектов вам не поручили, важно научиться эффективно ими управлять.

Делегируйте обязанности

Среди ваших подчиненных есть опытные сотрудники, готовые взять на себя часть вашей работы? Смело делегируйте им часть своих полномочий. Это поможет вам сосредоточиться на самых главных вопросах и предотвратить некоторые риски.

Влияйте на ожидание заинтересованных лиц

Не стесняйтесь показать, что вам тяжело. Потому что, если вы не выражаете никаких эмоций, на вас будут «вешать» все больше и больше обязанностей, ожидая от вас хорошего результата при любых обстоятельствах.

Учитесь расставлять приоритеты

Особенно это важно, если в команде назревает конфликт. Расставьте приоритеты среди сотрудников, тогда многие проблемы решаться сами собой.

Не ищите легких путей

Возможность упростить себе работу выглядит соблазнительно, но здесь нужно быть предельно осторожным, поскольку есть риски упустить важную информацию или изменения в общей стратегии.

Пользуйтесь принципом Парето

Помните, что 20% усилий дают 80% результата. Не расточайте энергию на мелочи, а сосредоточьтесь на главных целях и задачах. Это позволит избежать микроменеджмента и повысить шансы вашего проекта на успех.

Как справиться с перегрузом не увеличивая штат

Не всегда есть возможность кому-то делегировать полномочия. Ваши сотрудники могут быть загружены работой или попросту не иметь достаточного опыта. Как быть в такой ситуации?

Вот шесть шагов, которые позволят справиться с задачей без расширения штата.

Не берите дополнительную работу

Не всегда есть возможность отказать своему руководителю. Но не упустите шансы отказаться или перенести сроки по выполнению дополнительных задач.

Ищите способ расслабиться

Упорядочьте работу, разбейте ее на несколько этапов. А, чтобы уберечь себя от эмоционального выгорания, не забывайте отдыхать и немного отвлекаться.

Убедитесь в реальности соблюдения дедлайнов

Постарайтесь составить максимально реальный план выполнения проекта. Помните, чем жестче график, тем тяжелее его соблюдать.

Не забывайте о правильной организации рабочего времени

Избавьтесь от отвлекающих факторов, чтобы успеть сделать все вовремя.

Активно используйте вспомогательные инструменты

Диаграммы Ганта, панели задач и прочие приложения улучшат прозрачность информации и позволят обновлять данные по проекту вовремя и облегчат проведение совещаний.

Постарайтесь максимально автоматизировать процесс

Это позволит сэкономить ваше время и подчиненных, а также сосредоточиться на более полезной работе.

Методы управления проектами, которые помогут избежать перегрузок

Вот несколько эффективных методик, которые помогут избежать загруженности.

Управление зависимостями

Связав взаимозависящие направления, вы сможете эффективнее отслеживать графики и их влияние, найти баланс в работе и справиться в оговоренные сроки.

Распределение ресурсов с помощью инструментов

Эта методика поможет эффективно распределить функции при выполнении сразу нескольких задач, а также поможет выявить сотрудников, способных взять дополнительную работу на себя.

Максимальная прозрачность

Специальные инструменты (панели задач, диаграммы Ганта, отчеты в реальном времени) помогут информировать всех сотрудников вовремя о состоянии проекта и не тратить время на эту процедуру. А также повысят результативность работы.

Использование Agile-методологий

Они помогают эффективно работать и избежать перегрузок. Существенный недостаток – подходят не для всех проектов.

Избегание бесконтрольного расширения объемов

Убедитесь, что любое изменение в работе проходит соответствующую процедуру управления изменений. Проще говоря, оправдано. Иначе объемы проекта могут разрастись для непосильных для вашей команды размеров.

Графики рабочей загрузки в помощь

Используйте эффективные решения для планирования рабочей загрузки. 

Графики рабочей загрузки в помощь

Это предоставит вашим сотрудникам прозрачность данных и гибкость возможностей. Используя такие графики, вы правильно распределите нагрузку, делегируете рабочие задания и расставите приоритеты. Оперативное выявление проблем поможет скорректировать сроки и разрешить ряд конфликтов.